Trabajar o estudiar sin establecer horarios no suele ser una buena idea. Cuando no tenemos definido el tiempo que vamos a dedicar a alguna de estas dos cosas, es común que no lo usemos de forma efectiva o que nos distraigamos mucho. Al menos, era lo que me sucedía a mí.
Por ejemplo, al saber que tenía "toda la mañana" para trabajar y terminar varios pendientes, subestimaba el tiempo que me tomaba hacer cada cosa y me permitía tener muchas distracciones. A veces alcanzaba a terminar todo, pero había días en los que debía extender mi jornada más de lo planeado y esto afectaba las rutinas en casa.
En resumen: estaba perdiendo mucho tiempo por no priorizar adecuadamente. Hasta que descubrí el método de bloques o timeboxing, una de las técnicas de productividad más efectivas, recomendada por Harvard. Así es como la he puesto en práctica y cómo podrás hacerlo tú también.
Timeboxing: trabajo por bloques o cajas de tiempo
Como su nombre en inglés lo indica, el timeboxing es un método de administración del tiempo en el que estableces cajas o bloques de tiempo para hacer una tarea o actividad. A diferencia de otras técnicas de productividad, este método puede ser ser rígido en algunas cosas, pero flexible en otras.
Cuando trabajas o estudias usando esta metodología, asignas una duración específica para cada tarea. Es decir, dedicarás ese tiempo únicamente a algo en específico, y una vez terminado el tiempo asignado, debes parar o dejar lo que estás haciendo.
En timeboxing no te enfocas en hacer las cosas hasta terminar, sino en avanzar todo lo posible durante el tiempo que has establecido y ni un minuto más. El objetivo es utilizar ese tiempo asignado de forma productiva, previniendo que se extienda demasiado e irrumpa en otros aspectos de tu vida (como me sucedía a mí).
Puede sonar rígido, ya que la clave para que este sistema funcione es que respetes los bloques o cajas de tiempo sin pasarte de él, pero en realidad esta técnica de productividad también puede ofrecer mucha flexibilidad cuando sabes planificar los tiempos para cada cosa. Y es que en timeboxing no sólo tomas en cuenta el trabajo o estudio: también debes incluir descansos, ocio, comidas y otros aspectos de tu vida, según tu rutina y necesidades.
Cómo usar el timeboxing, paso a paso
La parte más "difícil" es la planificación y estimación del tiempo que te tomará hacer cada cosa, pero es algo que se aprende y mejora con la práctica - y con los errores, por supuesto. Te explico paso a paso cómo empezar:
1) Enlista todo lo que debes hacer en el día
Lo primero que debes hacer al momento de comenzar a aplicar este método es enlistar todo lo que necesitas hacer en el día. Como comentaba hace un momento, hay que incluir no sólo las cosas de trabajo o estudio, sino también las de tu vida personal, como comidas, ocio, descanso, autocuidado, ejercicio, vida social, etcétera.
2) Define y delimita las horas activas
Una vez que tengas la lista completa, entonces delimitarás las horas activas del día, desde que te despiertas hasta que te vuelves a acostar. Este paso es importante porque te ayudará a no excederte y es clave para lograr un equilibrio entre vida personal y trabajo.
3) Calcula el tiempo que te toma cada actividad
Esto es relativamente sencillo, pues ya debes tener alguna idea del tiempo que te toma hacer cada una de las cosas que enlistamos en el primer paso. Pero en el caso de trabajo o estudio vamos a hacer un paso extra.
Una de las principales prácticas que debes seguir al hacer timeboxing es dividir los proyectos largos en partes o segmentos más pequeños. La razón detrás de esto, es para ayudarte a permanecer enfocado únicamente en lo que estás haciendo.
Entonces, si un proyecto te tomará 10 horas, divídelo en cuatro o cinco bloques a lo largo de dos o tres días, según te convenga. En el caso de la jornada laboral, lo que harás será dividirla en tres o cuatro bloques y poner descansos actividades más cortas (o bloques pequeños) entre cada uno de ellos.
4) Organiza tu calendario o agenda
Ahora viene la parte interesante. Ya que tienes tu lista completa de cosas por hacer, lo que te toma hacer cada una y de las horas del día, comenzarás a planificar hora por hora tu día. Ojo: aunque hablamos de "horas" no es necesario que cada actividad la midas en esta unidad de tiempo, pues seguro habrá tareas o actividades que te tomarán menos tiempo.
En este paso, primero hay que ordenar las cosas por prioridad y tomar en cuenta aquellas cuyos horarios no puedas mover (por ejemplo: ir a recoger a los niños al cole o las reuniones de trabajo fijas o de rutina). Estas son las cosas que acomodaremos primero.
Calcula el tiempo estimado que te toma hacer cada actividad y reserva ese espacio a la hora y día necesarios de tu semana. Puedes hacerlo de forma analógica o digital, pero personalmente he encontrado que herramientas como Google Calendar son la forma más práctica y ágil al momento de hacer esto.
Este es un ejemplo de la rutina que he planificado siguiendo el método de timeboxing para la primera parte de mi día:
Como puedes observar en la imagen, he planificado mi día desde el momento en que me despierto a las 5:30 am y he establecido tiempos para cosas tanto personales como de trabajo. Mi jornada laboral está dividida en bloques que duran de dos a dos horas y media, con descansos o siestas de 15 minutos entre cada bloque.
Y mi rutina de la tarde es algo similar, intercalando bloques grandes de actividades de mayor prioridad, con actividades más sencillas o cortas, como descansos y tiempo para leer. Lo mejor de este método, es que puedes mover, reordenar e intercambiar los bloques de acuerdo a tu día, rutina o necesidades.
En conclusión, el timeboxing es un método de productividad que funciona por dos cosas: te permite planificar y saber con antelación qué es lo que debes hacer, y sus bloques te empujan a sacarle mayor provecho al tiempo que has establecido para cada actividad, reduciendo los tiempos muertos y eliminando la oportunidad para las distracciones.
Foto de portada | Vlada Karpovich en Pexels