Todos hemos estado allí. Te despiertas por la mañana con la mejor de las intenciones, listo para ser productivo y aprovechar al máximo el día. Pero en lugar de eso, te encuentras procrastinando, navegando por las redes sociales, o simplemente dando vueltas sin un propósito claro.
Antes de que te des cuenta, ha pasado una hora, o incluso más, y sientes que has desperdiciado un tiempo valioso que nunca podrás recuperar. Y luego, claro, vienen los agobios. Pero tengo buenas noticias: a mí esto me solía pasar, pero conseguí darle la vuelta gracias a un hábito clave. Y hoy, quiero compartir contigo cómo pasé de perder mucho tiempo cada mañana a ser realmente productiva.
El problema de la procrastinación matutina
Antes de nada, remarcar que la procrastinación matutina es un problema común que afecta a muchas personas. Despertar y darse cuenta de que una gran parte de la mañana ya se ha ido sin haber logrado nada importante puede ser frustrante y desmoralizador. Pero, ¿por qué sucede esto? ¿Y cómo podemos superarlo?
Uno de los principales culpables de la procrastinación matutina es la falta de estructura. Cuando no tenemos un plan claro para nuestras mañanas, es fácil caer en la tentación de perder el tiempo en actividades poco productivas. Por otro lado, la falta de motivación y la distracción constante también juegan un papel importante.
Poner el foco en tus tareas y organizarte con este hábito: la matriz de Eisenhower
Y hoy te confieso mi pequeño hábito que insaturé hace tiempo de forma sistemática y progresiva para lograr ser más productiva, y que tiene que ver con una buena gestión del tiempo.
Empecé a usar la matriz de Eisenhower (también conocida como la caja de Eisenhower o la matriz urgente/importante) que te permite clasificar tus tareas según dos parámetros: "importante" y "urgente" (dando como resultado cuatro tipo de tareas). Es una matriz que te ayuda a priorizar tus actividades de manera más inteligente, lo que a su vez te permite tomar decisiones más conscientes, ser más productivo y aprovechar más el tiempo sin agobiarte.
Lo que hago yo es madrugar y con el café de la mañana, apuntar primero las tareas que tengo que hacer ese día, y después, clasificarlas en mi matriz para escoger qué acción hacer con cada una de ellas. Y luego me pongo en marcha sabiendo que ya me he organizado como yo quería (y las voy tachando de la lista a medida que las realizo, para quitármelas de encima también a nivel mental). Los cuatro tipos de tareas son:
- 1. Tareas importantes y urgentes: priorizar
Estas son las tareas que requieren tu atención inmediata. Son asuntos críticos y deben gestionarse de inmediato. Por ejemplo, llamar a la canguro para que venga esa tarde, una reunión de emergencia o una tarea con una fecha de entrega inminente caen en esta categoría. Enfócate en completar estas tareas antes que cualquier otra cosa.
- 2. Tareas importantes pero no urgentes: planificar, revisar y agendar
Son las tareas que "pueden esperar" pero que debemos priorizar y agendar bien (para no olvidarnos). A menudo, son tareas estratégicas y de planificación. Ejemplos incluyen la cita con el dentista, la llamada a tu abogado para resolver un tema o agendar la cita en la tintorería. Dedica tiempo a estas tareas diariamente y planifícatelas bien para evitar que se conviertan en urgentes.
- 3. Tareas urgentes pero no importantes: delegar
Estas tareas tienden a ser interrupciones o distracciones. Aunque son urgentes, no contribuyen de manera significativa a tus objetivos a largo plazo. Pueden incluir ir al super a comprar los ingredientes para la cena, llamadas telefónicas no planificadas o correos electrónicos no esenciales. Trata de minimizar estas tareas, programar momentos específicos para abordarlas o delegarlas si puedes.
- 4. Tareas no importantes y no urgentes: eliminar
Finalmente, este grupo de tareas son las que menos atención merecen. Son actividades que no contribuyen de manera importante a tus metas diarias y que, idealmente, deberías evitar. Esto podría ser perder tiempo en redes sociales o actividades sin sentido. Reduce o elimina estas tareas de tu rutina diaria.
Cómo usar la matriz de forma efectiva
La clave para ser más productivo es equilibrar y priorizar estas cuatro categorías. En resumen, se trata de dedicar la mayor parte de tu tiempo a las tareas importantes pero no urgentes y a las tareas importantes y urgentes.
Esto te permitirá centrarte en lo que realmente importa a largo plazo y mantener bajo control las situaciones de emergencia. Evita caer en la trampa de las tareas no importantes y no urgentes, ya que consumen tiempo valioso sin proporcionar beneficios importantes.
Así, trata de hacer como yo; para implementar esta matriz de manera efectiva, comienza cada día identificando tus tareas y clasificándolas según su importancia y urgencia. Luego, crea una lista de prioridades basada en esta clasificación. A medida que avanzas en tu día, consulta tu lista constantemente y ajusta las prioridades según sea necesario (sé flexible).
Y sobre todo, recuerda que ser más productivo no significa hacer más, sino hacer lo correcto en el momento adecuado. Verás que, cuando domines la técnica, te encontrarás más enfocado, menos abrumado y más relajado a nivel mental.
Foto | Portada (Bebés y Más con DALL·E 3)