En el acelerado mundo actual, donde la multitarea parece ser la norma y el tiempo parece que se nos desliza entre los dedos como arena, es fácil que nos planteemos buscar métodos efectivos para priorizar tareas y mejorar la productividad.
Y hay un método en concreto que ha resistido la prueba del tiempo y que sigue siendo tan relevante hoy como lo fue hace más de 60 años: el Método Eisenhower. Descubre en qué consiste y cómo dividir las tareas de forma estratégica en tu rutina diaria.
El método Eisenhower y los cuatro tipos de tareas
Este método o matriz fue nombrado en honor al ex presidente de los EEUU Dwight D. Eisenhower (1890-1969), quien era conocido por su habilidad para tomar decisiones estratégicas, aunque se atribuye a un autor desconocido que lo popularizó. El método proporciona un enfoque simple pero poderoso para organizar las responsabilidades diarias.
Al incorporar un elemento de urgencia e importancia, el Método Eisenhower clasifica las tareas en cuatro cuadrantes distintos. Yo lo utilizo cada mañana antes de empezar el día y así me organizo las tareas; las divido en los diferentes cuadrantes y decido qué hacer con cada una de ellas.
Es un hábito que puedes hacer diariamente, que no te tomará mucho tiempo y que te ayudará mucho a organizarte y ser más productivo. Los cuadrantes son:
Cuadrante 1: Tareas urgentes e importantes
Este cuadrante recoge las tareas que requieren atención inmediata. Aquí encontramos los plazos inminentes, proyectos críticos y situaciones de crisis; por ejemplo, podría ser arreglar la caldera, arreglar un problema técnico en el trabajo, realizar algún trámite legal o administrativo que tiene un plazo determinado...
En lugar de sumergirse en el caos, el Método Eisenhower sugiere enfrentar estas tareas de frente, concentrando esfuerzos en resolverlas ahora que son manejables antes de que se conviertan en problemas mayores.
Cuadrante 2: Tareas no urgentes pero importantes
Quizás es el cuadrante más subestimado pero que resulta crucial; aquí es donde yace la planificación estratégica. Por ejemplo, en el terreno de desarrollo personal, tareas aquí podrían ser dedicar tiempo a formarse o a mejorar las propias habilidades, o en el ámbito de la salud, programar revisiones médicas regulares.
A menudo, estas tareas se pasan por alto debido a la falta de urgencia aparente, pero invertir tiempo en ellas puede evitar que se conviertan en crisis en el futuro. Lo ideal es programarlas para hacerlas cuando podamos y no olvidarnos de ellas.
Cuadrante 3: Tareas urgentes pero no importantes
Este cuadrante es el rey de las distracciones. Corresponde a las tareas que apremian, pero que, en última instancia, no contribuyen significativamente a los objetivos a largo plazo.
Hablamos de tareas como responder correos electrónicos que no estaban en tu agenda, pero que surgen repentinamente durante el día, o de atender llamadas telefónicas no planificadas que no están directamente relacionadas con tus responsabilidades principales.
Aunque estas actividades pueden sentirse urgentes, el Método Eisenhower aconseja delegarlas o minimizarlas en la medida de lo posible.
Cuadrante 4: Tareas ni urgentes ni importantes
Finalmente, el cuadrante menos apasionante pero igualmente importante. Aquí se encuentran las actividades que no aportan valor significativo ni tienen un plazo inmediato.
Redes sociales excesivas, ver televisión sin propósito y otras formas de procrastinación caen en este cuadrante. La sugerencia aquí es eliminar o reducir al mínimo estas actividades para liberar tiempo y energía para tareas más importantes.
Beneficios de introducir el Método Eisenhower en nuestra rutina
En un mundo obsesionado con la velocidad y la inmediatez, este método recuerda la importancia de la planificación estratégica y la gestión eficiente del tiempo. Recuerda que la efectividad no siempre está en hacer más, sino en hacer lo correcto.
Al adoptar el Método Eisenhower, no solo se logra una organización eficiente de las tareas (lo que nos hace ser más productivos), sino que también se gana claridad sobre las prioridades. Este enfoque permite concentrarse en lo que realmente importa, en lugar de reaccionar constantemente a las urgencias del momento apagando fuegos.
Además, nos ayuda a tomar decisiones y a discernir entre lo importante y lo urgente. Es un método simple y versátil, y fácil de incorporar en la rutina, que podemos aplicar tanto en el ámbito profesional como en el personal, equilibrando así nuestras responsabilidades de forma efectiva.
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