Ya sea que trabajes en oficina o lo hagas desde casa, intentar ser productivo sin tener alguna organización o planificación puede hacer que tus resultados no sean los más optimos (y que, como yo, termines por distraerte mucho).
Uno de los métodos de trabajo más efectivo, y recomendado por Harvard, es el sistema de bloques o timeboxing, en el que divides o segmentas tu día en periodos de tiempo fijos, alternando diversas actividades. Personalmente lo he probado y me ha ayudado a aumentar muchísimo mi productividad.
Así funciona el timeboxing o sistema de bloques
Como su nombre en inglés lo indica, el timeboxing es un método de administración del tiempo en el que estableces cajas o bloques de tiempo. Éstos serán destinados a realizar una tarea o actividad en particular en el límite de tiempo que tú mismo has puesto.
Es decir, no se trata de trabajar en una tarea, proyecto o actividad hasta que termines, sino hasta que se te acabe el tiempo determinado para ello - independientemente de que termines o no. De este modo, estás más enfocado en lo que estás haciendo -pues es lo único que has planeado hacer para ese bloque de tiempo- y se reducen las distracciones.
Como puedes ver en el ejemplo que he compartido de mi rutina de trabajo, el sistema de bloques se diferencía de otros por el hecho de que no sólo toma en cuenta las actividades laborales o productivas, sino que se incluyen en él también aspectos personales o de salud, como los descansos, comidas y otras cosas que sean parte de tu rutina diaria.
Bloques de tiempo para elevar tu productividad
Quizás suene enredoso al principio, pero una vez que has tomado práctica de ello verás como tu rutina de trabajo o estudio fluye con mayor facilidad. De antemano te puedo dar algo que te ayudará a que adoptar este sistema sea más fácil: la planificación es la parte más difícil, pero es la que haces primero. Después solo se trata de seguir lo que has determinado.
Estos son los cuatro pasos clave para integrar el sistema de bloques a tu rutina y aumentar tu productividad:
1) Haz una lista de todas tus actividades
El primer paso es hacer es una lista de todo lo debes hacer en el día. Es importante incluir no sólo las cosas de trabajo o estudio, sino también las de tu vida personal, como comidas, ocio, descanso, autocuidado, ejercicio, vida social, etcétera.
2) Selecciona las horas activas
Una vez que tengas la lista completa, entonces delimitarás las horas activas del día, y por ello me refiero a las horas en las que estás despierto (recuerda que también incluimos cosas personales). Esto es clave para lograr un equilibrio y que los bloques no se sientan pesados.
3) Define el tiempo para cada cosa
Algo que caracteriza al sistema de bloques son los periodos fijos de tiempo que debes respetar al pie de la letra. Recuerda que aquí el objetivo no es trabajar hasta terminar, sino trabajar hasta que se nos acabe un determinado bloque de tiempo.
Entonces, si incluirás un proyecto que toma varias horas o deseas aplicar el método de bloques en tu jornada laboral, deberás dividirlos en tres o cuatro bloques y poner descansos o actividades más cortas (como leer o hacer ejercicio) entre cada uno de ellos.
4) Organiza tu rutina
La parte final y en la que se suele tardar más: organizar toda la información que ahora tenemos. En este último paso, deberás planificar cada una de las horas activas de tu día, ya sea en horas o minutos dependiendo de lo que te tome hacer cada cosa.
La recomendación es ordenar las cosas según su prioridad: primero trabajo, estudios y cosas fijas como reuniones o ir por los niños al cole, y posteriormente organizaremos las actividades que no requieren de un horario fijo, como los descansos y momentos de ocio o autocuidado.
Puedes hacer esta parte de la organización de forma analógica o digital, pero herramientas como Google Calendar son una de las maneras más prácticas y fáciles de hacerlo, pues podemos ajustar los bloques como mejor nos convenga.
Una de las grandes ventajas del sistema de bloques, es que al ser segmentos de tiempo puedes moverlos, reordenarlos y ajustarlos según tu día, rutina o necesidades, reduciendo los tiempos muertos y eliminando los espacios para las distracciones.
Foto de portada | cottonbro studio en Pexels